Používate zastaralý prehliadač, stránka sa nemusí zobraziť správne, môže sa zobrazovať pomaly, alebo môžu nastať iné problémy pri prehliadaní stránky. Odporúčame Vám stiahnuť si nový prehliadač tu.
Startup,Business,People,Group,Working,Everyday,Job,At,Modern,Coworking
1
Otvoriť Foto TU
Otvoriť galériu
Foto: Shutterstock
Účtovníctvo od Informačný servis

Evidencia zamestnancov: čo musí obsahovať a ako ju uľahčí účtovný program

Evidenciu zamestnancov vediete, aby ste splnili povinnosti zamestnávateľa –⁠ voči firme, zamestnancom aj štátnym orgánom. Prečítajte si, čo by ste mali o zamestnancoch evidovať a ako to robiť efektívne s účtovným programom.

Čo obsahuje osobný spis zamestnanca

S nástupom nového zamestnanca zakladáte jeho osobný spis (alebo tiež osobnú kartu) v evidencii zamestnancov. Osobný spis obsahuje 4 rôzne typy údajov. Konkrétne doklady a dáta z doby:

  • pred vznikom pracovného pomeru,
  • pri vzniku pracovného pomeru,
  • ďalšie priebežne ukladané dokumenty za dobu trvania pracovného pomeru (napr. zvýšenie mzdy či platu, pravidelné lekárske prehliadky),
  • pri skončení pracovného pomeru.

Pred vznikom pracovného pomeru evidujete hlavne:

  • zápočtový list,
  • potvrdenie z úradu práce,
  • doklady o dosiahnutom vzdelaní,
  • výpis z registra trestov,
  • lekársky posudok.

Pri vzniku pracovného pomeru evidujete hlavne:

  • kontaktné údaje,
  • osobné údaje pre spracovanie miezd (napr. bydlisko, číslo účtu a poisťovne),
  • potvrdenie o absolvovaní kurzov BOZP,
  • pracovnú zmluvu,
  • mzdový výmer.

Pri skončení pracovného pomeru evidujete hlavne:

  • doklad o skončení pracovného pomeru,
  • doklad o vysporiadaní vzájomných pohľadávok,
  • kópiu zápočtového listu, ktorý ste zamestnancovi vydali.

V osobnom spise zamestnancov tak nájdete predovšetkým údaje, ktoré slúžia na spracovanie dát v oblasti miezd, daní, zdravotného, dôchodkového či nemocenského poistenia.

Evidencia dochádzky zamestnancov

Spolu s uvedenými údajmi a dokumentmi evidujete aj odpracované hodiny zamestnancov, ktoré slúžia ako podklad na výpočet miezd.

Zákonník práce stanovuje, že zamestnávateľ má povinnosť evidovať pracovný čas zamestnancov. Formu evidencie legislatíva neudáva, ale ako zamestnávateľ dbajte na to, aby bola transparentná a preukázateľná. Vyhnete sa tak prípadným komplikáciám pri kontrole z inšpektorátu práce.

Zamestnávatelia dochádzku svojich zamestnancov najčastejšie riešia pomocou čipových kariet alebo online nástrojov s tlačidlami príchodu a odchodu. Údaje o dochádzke vám spracujú do prehľadných tabuliek, ktoré uľahčia tvorbu miezd.

Ako s evidenciou zamestnancov pomáha účtovný program

Riešenie personálnych povinností si zjednodušíte vďaka účtovnému programu. Časť agendy vybaví za vás a vy budete mať istotu, že je všetko v súlade s legislatívou. Napríklad program na účtovníctvo Money S3 má svoj vlastný personálny systém v podobe modulu Mzdy a personalistika.

Keď evidujete údaje o zamestnancoch v účtovnom systéme, máte všetky informácie prehľadne na jednom mieste. Každý zamestnanec má v systéme svoju kartu, kde jeho údaje vyhľadáte.

Priamo z karty zamestnanca tak za pár sekúnd pripravíte a vytlačíte dokumenty ako:

  • mzdový list,
  • potvrdenie čistých príjmov,
  • evidenciu dôchodkového poistenia
  • alebo potvrdenie o zdaniteľných príjmoch.

Okrem evidencie údajov uľahčuje účtovný program aj samotnú tvorbu miezd. V Money S3 najprv zaevidujete pre každého zamestnanca mzdové zložky a daňový bonus alebo pravidelné zrážky. Potom len každý mesiac vyplníte počet odpracovaných hodín a prípadné jednorazové údaje ako neprítomnosť v danom mesiaci, prémie alebo pokuty a Money S3 mzdu automaticky vypočíta.

Priamo z účtovného programu potom pošlete hromadne výplatné lístky všetkým zamestnancom na e-mail v PDF a môžete ich aj zabezpečiť heslom.

Skôr ako si ho kúpite, otestujte si účtovný softvér zadarmo v skúšobnej verzii. Zvyčajne je takáto verzia obmedzená počtom dokladov či výplatných lístkov, ktoré v ňom môžete vystaviť. Zistíte tak, či sa vám v programe dobre pracuje a potom môžete plynulo prejsť na plnú verziu.

Informačný servis

K téme

Témy

Najčítanejšie za týždeň

Bezplatné novinky z Bratislavy raz týždenne:
podmienkami používania a potvrdzujem, že som sa oboznámil s ochranou osobných údajov

Diskusia

Odporúčame

Copyright © BratislavaDen.sk Všetky práva vyhradené. BratislavaDen.sk si vyhradzuje právo udeľovať súhlas na rozmnožovanie, šírenie a na verejný prenos tohto článku, jeho častí a zverejnených fotografií.